Как организовать выпускной

Рано или поздно у всех нас вырастают дети, приходит время окончания школы, и для родителей наступает вопрос как организовать выпускной.  В наше время существует множество event агентств, которые с радостью ответят на вопрос как организовать выпускной и предоставят для вас эту услугу.

Многие родители могут сказать: «Зачем тратить лишние деньги? Мы с родительским комитетом сами знаем как организовать выпускной. Мы сами справимся». Ответим на этот вопрос на личном опыте: да, справитесь, но: если вы не связаны тесно с event индустрией, сумма, которую необходимо будет в итоге потратить на организацию выпускного, станет больше чем предложение от агентства, а качество предложенных услуг, скорее всего, будет ниже. Почему? Всё просто: у event агентств существует отлаженный механизм, как организовать выпускной, в котором цены на услуги подрядчиков оговариваются на условиях постоянного сотрудничества, а при индивидуальном заказе, любой подрядчик заломит сумму, конечно же, большую. Также event агентства тратят много времени, чтобы найти подрядчиков, с которыми они будут работать массово и совершенно по другим ценам. Для вас же при организации выпускного найти такие компании и договориться с ними будет гораздо сложнее. И, конечно же, время, которое в итоге необходимо будет потратить на организацию выпускного, учитывая все детали и нюансы, поверьте, колоссальное. Это не неделя, и даже не месяц.
Но, заказывая услуги по организации выпускного у специализированной компании, на что стоит обратить внимание, какие услуги стоит заказывать, а от каких, возможно, стоит отказаться:

1.Как организовать выпускной на различных площадках.
Конечно же, организовывая выпускной вечер, каждое хорошее event агентство предложит вам различные варианты ресторанов, банкетных залов, загородных коттеджей и теплоходов. Это услуга не обязательная. Если у вас есть хорошие знакомства и связи с такими площадками, вы можете не заказывать банкет на выпускной в агентстве, а решить этот вопрос самостоятельно.
Если всё же банкетную часть вы будете заказывать у агентства, не стесняйтесь спросить напрямую: с какими ресторанами они работают по агентскому договору, а с какими накручивает сверху свой процент. Тем самым вы сможете немного сэкономить собственные средства. Также полезно будет знать, что некоторые рестораны и банкетные залы просят немалые суммы «закрытия» заведения. Т.е., чтобы ваши дети праздновали выпускной вечер одни без посторонних посетителей, за это нужно заплатить. Суммы в СПБ варьируются от 100 тыс. до 1,5 млн. рублей. Однако существует множество заведений, которые не ставят подобные условия, а автоматически закрывают зал под выпускной вечер при заказе банкетного меню. Здесь уже вам решать, стоит ли организация выпускного этих лишних денег.

2. Как организовать выпускной вместе с алкоголем.
Как показывает практика, родители не будут против, чтобы их дети выпили бокал шампанского в честь выпускного. Но ни одно event агентство не имеет право брать на себя ответственность за алкоголь при организации выпускного, если есть дети, которым не исполнилось 18 лет. Поэтому все согласования по алкоголю происходят только с родителями. А для того, чтобы на выпускном вечере несовершеннолетние дети могли выпить бокал шампанского, на мероприятии должны присутствовать родители.
Если вопрос с алкоголем решён, поинтересуйтесь, существует ли в заведении, где будет проходить выпускной, пробковый сбор, или есть возможность принести свои алкогольные напитки. Если решено, что на столах будут принесённые напитки, не спешите заказывать их у агентства. Для этого требуется специальная лицензия, которую получить не так просто. Возможно, стоит этот вопрос решить самостоятельно с родительским комитетом или заказать данную услугу у самого заведения, где будет проходить выпускной вечер.

3. Как организовать выпускной, используя трансфер.
Не простым становится вопрос транспортировке детей при организации выпускного 9-ых классов, так как многим детям к этому моменту не исполнилось 16 лет, а в нашем городе, да и в стране в целом, очень мало транспортных компаний, которые имеют сертификат на перевозку детей. Поэтому вопрос трансфера у event агентства, которое организовывает для вас выпускной, должен быть тщательно согласован с подрядчиком, чтобы на выпускном вечере не приходилось решать вопросы с ГИБДД. Безусловно, в трансферном автобусе должен находиться представитель от агентства, который заключил с транспортной компанией договор о том, что берёт на себя ответственность по перевозке детей.

4.Развлекательная программа.
В этом вопросе event агентство избавляет вас от головной боли «изобретать велосипед» и предложит достойные варианты программ выпускного вечера. Вам останется только выбрать тематику, набор услуг и артистов.

5. Как организовать выпускной и быть спокойным за здоровье детей.
Конечно же, мы все верим и надеемся, что организация выпускного пройдёт гладко и никому из детей не понадобится мед. помощь. Однако никто не застрахован от непредвиденных случаев и родителям стоит знать, что компания, предлагающая услуги по организации выпускного, имеет право пригласить на мероприятие квалифицированного медицинского работника. И для спокойствия родителей это стоит сделать. Пусть на всякий случай на выпускном присутствует мед. работник.

6.Услуги, необходимые до наступления выпускного вечера.
Мы практически рассказали все нюансы как организовать выпускной. Однако организация выпускного также требует использования некоторых услуг до его наступления. Например, вы будете заказывать фотоальбомы, цветы учителям, оформление актового зала, где будет проходить вручение аттестатов. Возможно, чтобы не взгромождать на свои плечи дополнительные проблемы, стоит обратиться с такими вопросами к агентству, которое занимается организацией вашего выпускного вечера. Наверняка, у них есть необходимые подрядчики, а сумма заказанных услуг в комплексе окажется ниже, чем оплачивать эти же услуги по отдельности.

Мы надеемся, что подсказали вам, как правильно организовать выпускной. С порядком цен на организацию выпускных вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе «цены».